Fluxograma - Introdução

• INTRODUÇÃO

Organização, Sistemas e Métodos é uma área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas e tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações. A responsabilidade básica da área de Sistemas, Organização e Métodos é a de executar as atividades de levantamento, análise, elaboração e desenvolvimento de sistemas administrativos na empresa.

"O objetivo é o de criar ou aprimorar métodos de trabalho, aprimorar a execução das atividades, eliminarem atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, fazer o gerenciamento dos processos e solucionar problemas, também chamados de patologias organizacionais." OLIVEIRA (2001).

• FLUXOGRAMA

O fluxograma é uma das ferramentas mais utilizadas por quem deseja analisar e redesenhar um processo de trabalho, porque traz vantagens que facilitam o desenvolvimento.

Além dos benefícios práticos do hábito de criar fluxogramas, existe outro oculto, que só os que colocam a ferramenta em uso podem perceber. Eles ajudam até em áreas como motivação de equipes, pois informam de uma só vez exatamente quais tarefas devem ser desempenhadas.

O termo Fluxograma designa uma representação gráfica de um determinado processo ou fluxo de trabalho, efetuado geralmente com recurso a figuras geométricas normalizadas e as setas unindo essas figuras geométricas. Através desta representação gráfica é possível compreender de forma rápida e fácil a transição de informações ou documentos entre os elementos que participam no processo em causa. O fluxograma pode ser definido também como o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido por certo elemento (por exemplo, um determinado documento), através dos vários departamentos da organização, bem como o tratamento que cada um vai lhe dando. A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização.

Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não como o chefe diz aos funcionários que a façam; não a maneira segundo a qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas.

"Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada." OLIVEIRA (2001).

"O conhecimento do processo, na sua forma atual, é fundamental. Para isto, é importante a construção de seu fluxograma, com o estabelecimento claro de suas fronteiras internas (entre funções) e externas. A partir do conhecimento do processo, é possível avaliar se o projeto foi estabelecido numa dimensão administrável ou necessita ser desdobrado em novos projetos. É possível verificar a necessidade de novas coletas de dados, face às atividades e às relações evidenciadas no processo atual." (SANTOS)

Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:

• Quais operações são realizadas
• Onde e quem realiza as operações
• Quais as entradas e saídas
• Como fluem as informações
• Quais os recursos gastos no processo
• Qual o volume de trabalho
• Qual o tempo de execução, parcial ou total
• Permite visão ampla de todo o processo
  
  
  Eles também são capazes de evitar:
• Dupla interpretação, pelo padrão dos símbolos
• Falhas de funcionamento e gargalos
• Duplicidade de procedimentos
• Complexidades desnecessárias
  
  
  

  

  Exemplo de Fluxograma